Outsourcing dokumentów – na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy?

Outsourcing dokumentów polega na przekazaniu zewnętrznej firmie procesów związanych z obiegiem, archiwizacją, przechowywaniem oraz niszczeniem dokumentacji. Dzięki outsourcingowi dokumentów Twoja firma może skupić się na swojej głównej działalności, przekazując pełną archiwizację w ręce doświadczonych ekspertów. Czym powinni się oni wyróżniać? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Pierwszym krokiem przy wyborze firmy oferującej outsourcing dokumentów, jest sprawdzenie zakresu świadczonych usług. Profesjonalny partner powinien zapewnić kompleksową obsługę obejmującą archiwizację, przechowywanie, digitalizację oraz bezpieczne niszczenie dokumentów. Ważne jest to, by oferta była elastycznie dopasowana do potrzeb Twojej firmy, a jednocześnie zapewniała pełną zgodność realizowanych usług z obowiązującymi przepisami i standardami bezpieczeństwa.

Nie bez znaczenia są nowoczesne usługi. Mowa o skanowaniu akt, przenoszeniu ich do archiwum elektronicznego, a także o wdrażaniu rozwiązań w zakresie cyfrowego zarządzania dokumentacją firmy.

Kompleksową propozycją dla firm i instytucji wyróżnia się firma Ekoakta, którą poznasz na https://www.ekoakta.pl/. W ramach outsourcingu dokumentacji firma proponuje także transport archiwum, osuszanie akt, niszczenie optycznych i magnetycznych nośników danych, a nawet mobilne niszczenie dokumentów na terenie firmy klienta. Wsparcie takiego partnera to inwestowanie w wygodę i obniżone koszty.

Usługi zarządzania dokumentacją firmy muszą być realizowane w taki sposób, by gwarantować poufność danych w zgodzie z RODO. Ekoakta spełnia standardy ISO 27001 oraz ISO 9001. Pierwszy z nich dotyczy systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, a drugi wymagania dla systemu zarządzania jakością. To potwierdzenie najlepszych praktyk rynkowych.

W przypadku niszczenia dokumentów ważna jest norma ISO 21964. Standard ten reguluje bezpieczną utylizację wszystkich nośników danych (papieru, dysków, kart pamięci) w celu ochrony poufnych informacji. Firma specjalizująca się w outsourcingu dokumentów musi spełniać te wytyczne, a także dysponować niszczarkami opartymi o DIN 66399. Norma ta opisuje 3 klasy ochrony, 6 kategorii nośników i 7 poziomów bezpieczeństwa (P-1 do P-7) przy niszczeniu dokumentacji.

Outsourcing dokumentów we współpracy z zewnętrznym usługodawcą może być dostosowany ściśle do Twoich potrzeb, branży, w której działasz i technik organizacyjnych, które stosujesz. Warto jednak wybrać jedną z dwóch popularnych opcji.

• Pierwszy rozwiązaniem jest przekazanie dokumentów do zewnętrznego archiwum. Pozwala to firmie zaoszczędzić miejsce w biurze, uporządkować dokumentację i zapewnić jej bezpieczne przechowywanie zgodnie z przepisami. Archiwum zewnętrzne jest monitorowane, ma wdrożony system kontroli dostępu oraz niezbędne instalacje bezpieczeństwa, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowe.

• Drugą możliwością jest digitalizacja akt i wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. Dzięki temu dokumenty są dostępne online, można je szybko wyszukiwać i wygodnie udostępniać pracownikom. Usprawnia to codzienny obieg informacji w firmie, obniżając koszty nawet o 30%. Archiwum cyfrowe jest ściśle chronione przed cyberatakami, a każdy plik podlega zaawansowanemu szyfrowaniu.

  Reklama

Warto podkreślić, że duże przedsiębiorstwa i instytucje często łączą oba rozwiązania, korzystając zarówno z archiwizacji fizycznej, jak i digitalizacji dokumentów. Wspomniana już Ekoakta jest dla nich sprawdzonym partnerem, co potwierdzają konkretne wyniki. Firma obsługuje 450000 kartonów archiwizacyjnych, zeskanowała już 12000000 stron dokumentów oraz porządkuje około 6500 MB dokumentacji cyfrowej rocznie.

Postaw na kompleksowy outsourcing dokumentów i oszczędzaj czas oraz koszty związane z zarządzaniem dokumentacją.

(Artykuł sponsorowany)