Jak wystawić fakturę korygującą i notę odsetkową

Faktura korygująca jest wystawiana zawsze wtedy, gdy na oryginalnym dokumencie pojawił się błąd, na przykład w kwocie, ilości towaru lub danych nabywcy, natomiast nota odsetkowa, gdy kontrahent nie zapłacił faktury w terminie. To dwa zupełnie różne dokumenty, obsługujące inne sytuacje. Poniżej wyjaśniamy, jak wystawić każdy z nich.

Fakturę korygującą wystawia się, gdy trzeba poprawić błąd na już wysłanej fakturze, niezależnie od tego, czy dotyczy on kwoty, czy tylko danych formalnych, na przykład literówki w nazwie firmy. Korektę wystawia się także przy rabacie lub obniżce ceny po sprzedaży, zwrocie towarów, zwrocie zaliczki oraz podwyższeniu ceny. Od wejścia obowiązkowego KSeF korektę może wystawić wyłącznie sprzedawca, a nabywca nie ma już możliwości samodzielnego prostowania takich błędów notą korygującą, bo ta straciła moc prawną.

Wystawienie korekty w systemie przebiega w kilku krokach:

• określasz rodzaj korekty – czy zmienia kwoty (in minus, in plus), czy dotyczy wyłącznie danych formalnych,
• wskazujesz fakturę pierwotną wraz z jej numerem nadanym w KSeF,
• wpisujesz prawidłowe wartości i przesyłasz dokument do systemu.

Jeśli błąd dotyczył danych nabywcy, na przykład złego NIP, samo poprawienie numeru nie wystarczy, ponieważ dokument trafił już do niewłaściwego podmiotu. W takiej sytuacji stosuje się korektę „do zera” na błędne dane, a następnie wystawia się nową, prawidłową fakturę.

Notę odsetkową wystawia się wtedy, gdy kontrahent nie uregulował płatności w terminie wynikającym z faktury, a sprzedawca chce naliczyć mu odsetki za opóźnienie. W przeciwieństwie do faktury korygującej, nota odsetkowa nie poprawia żadnego błędu, tylko dokumentuje dodatkowe, wcześniej nienaliczone zobowiązanie. Opcja jej wystawienia pojawia się zwykle dopiero po tym, jak termin płatności faktury faktycznie minie, bez znaczenia jest natomiast to, czy pierwotna faktura była poprawna, czy wymagała wcześniej korekty.

Nie do końca. Nota księgowa to szersza kategoria dokumentów rozliczeniowych, które dokumentują zdarzenia gospodarcze nieobjęte fakturą VAT. Jednym z jej rodzajów jest nota obciążeniowa, którą wystawia się, żeby obciążyć kontrahenta dodatkową kwotą, na przykład karą umowną albo właśnie odsetkami za zwłokę. Notę odsetkową można więc traktować jako szczególny przypadek noty obciążeniowej, przygotowany specjalnie do rozliczania spóźnionych płatności.

Fakturę korygującą wystawia się, żeby poprawić błąd na dokumencie sprzedaży, a notę odsetkową, żeby naliczyć odsetki za nieterminową zapłatę, i oba te dokumenty warto umieć wystawić szybko i bez pomyłek. Program Fakturownia oferuje pełną integrację z KSeF i pozwala wygodnie wystawić zarówno fakturę korygującą, a po upływie terminu płatności także notę odsetkową – bezpośrednio z poziomu dokumentu sprzedaży.

Przetestuj Fakturownię za darmo przez 30 dni, bez opłat instalacyjnych i długoterminowych zobowiązań.

(Artykuł sponsorowany)