KSeF a wspólnoty mieszkaniowe. Czy koszty nowego systemu powinny obciążać mieszkańców?

Chociaż Krajowy System e-Faktur jest darmowy, to jego wdrożenie wymaga integracji z systemami księgowymi i przeszkolenia pracowników - podnoszą zarządcy wspólnot mieszkaniowych, którzy nie wykluczają obciążenia tymi kosztami lokatorów. Czy słusznie?

W ogólnopolskich mediach pojawiły się informacje o podwyżkach czynszów z nowym rokiem, które wynikają z wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r. i całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce). Choć sam system jest darmowy zarządcy wspólnot podnoszą kwestie kosztów wynikających z integracji oprogramowania, zakupu licencji, abonamentów oraz szkoleń pracowników. 

W praktyce część kosztów nowego obowiązku dla firm jest przerzucana na klientów, w tym zwykłych mieszkańców, których KSeF bezpośrednio nie dotyczy. Przykładem są wspólnoty mieszkaniowe, np. w Gdańsku od stycznia 2026 r. administrator podniósł opłaty za zarządzanie o ponad 17 proc., wskazując jako jeden z powodów podwyżki właśnie koszty wdrożenia KSeF. Podwyżka została wliczona do "wynagrodzenia za zarządzanie". 

Czy to samo czeka mieszkańców zasobów wielorodzinnych w Starachowicach?

Marek Pawłowski, prezes Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej "Wanacja" zapewnia, że nie będzie to dotyczyć mieszkańców osiedla Południe.  

- Nie zamierzamy podwyższać kosztów związanych z zarządzaniem w związku z wejściem w życie KSeF. Przygotowujemy się do tego od kilu miesięcy. To faktycznie są dodatkowe obciążenia, bo system wymaga nowego oprogramowania, ale to nie jednym wydatek. Trzeba będzie inaczej racjonalizować wydatki. Na pewno nie będziemy przerzucać tych kosztów na mieszkańców - dodaje.     

W podobnym tonie wypowiada się wiceprezes Zarządu Starachowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej.  

- Te jest obowiązek Zarządcy, jesteśmy na to przygotowani włącznie z oprogramowaniem i na pewno nie będziemy tymi kosztami obarczać mieszkańców zasobów spółdzielczych - mówi Dariusz Gębusia, zastępca prezesa Zarządu SSM. 

Kłopot mogą mieć mniejsi zarządcy nieruchomości...

- Nasza Spółka w ub. roku podjęła intensywne działania zmierzające do przygotowania i wdrożenia systemu KSeF dla wszystkich administrowanych wspólnot. Każda stanowi odrębny podmiot gospodarczy i posiada odrębny NIP oraz indywidualnie prowadzone konto KSeF. Naszym priorytetem jest utrzymanie ciągłości procesów księgowych i uniknięcie paraliżu, co wiąże się z koniecznością kompleksowej zmiany dotychczas użytkowanego oprogramowania komputerowego. Olbrzymi wysiłek techniczny, finansowy i konieczność dużego zaangażowania pracowników w proces szkoleniowo wdrożeniowy z pewnością wpłynie na cenę świadczonych przez spółkę usług. Wstępne koszty dla naszego przedsiębiorstwa obejmujące zakup oprogramowania, migrację danych, szkolenia, wdrożenie to koszt ponad kilkudziesięciu tysięcy złotych. W bieżącym roku nie planujemy drastycznej zmiany wynagrodzenia administracji. Jednak wstępne szacunki podwyżki, którą będziemy proponować podczas zebrań Wspólnot mogą sięgnąć do 10%, co wiąże się ze średnią podwyżką dla mieszkańca na poziomie 5 zł miesięcznie. Proces wdrożeniowy będzie trwał ok. 7 miesięcy i wówczas poznamy wszystkie koszty które będą obciążać nas jako Spółkę. Jeżeli szacowana podwyżka nie pokryje naszych zobowiązań będziemy zwracali się do naszych klientów z prośbą o zmianę wynagrodzenia w przyszłym roku - mówi Zarządca Nieruchomości Igor Gajewski Wspólny Dom sp. z o.o.

- Na razie kończymy ubiegły rok, my dopiero wdrażamy KSeF od kwietnia, na ten moment trudno powiedzieć - mówi Katarzyna Prześrut - Zarządzanie Nieruchomościami i Reklamy "Aliant".

- Nie zastanawialiśmy się nad tym. Nie wiemy jeszcze jakie to będą dla nas koszty - Kazimiera Saramak Zarządzanie Nieruchomościami Atrium.